Politique externe de protection des données

La société Root-Me PRO (ci-après la Société) accorde la plus grande importance au respect de la vie privée et à la protection des Données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter dans le cadre de ses activités.

Ces Données sont traitées conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement UE 2016/679 sur la protection des données du 27 avril 2016 (dit RGPD).

Cette politique s’applique lorsque les Données sont traitées sur nos sites Internet, sur nos Plateformes ou dans le cadre des relations contractuelles que nous entretenons avec nos clients, fournisseurs et partenaires.

Toute modification de la présente fera l’objet d’une mise à jour sur le Site de la Société.

Les termes suivants sont définis conformément aux dispositions de l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 dit « RGPD ».

La Société est susceptible de traiter les Données suivantes selon les finalités des Traitements :

Ces Données sont collectées directement auprès des personnes concernées notamment via le site Internet, lors de nos relations précontractuelles et contractuelles, via les réseaux sociaux ou à l’occasion d’évènements organisés par notre Société.

La Société peut également obtenir des Données par l’intermédiaire de sociétés tierces, partenaires commerciaux.

Seules les Données strictement nécessaires aux finalités visées aux présentes sont collectées.

Les Traitements sont mis en œuvre sur la base légale qui les autorise en fonction de leur finalité.

Parmi les six bases légales prévues au sein du RGPD, ils se fondent selon le cas sur :

• Le contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution ou à la préparation d’un contrat avec la personne concernée (art. 6,1, b du RGPD)

• Les obligations légales et réglementaires : le traitement est imposé par des textes légaux (art. 6,1, c du RGPD)

• L’intérêt légitime : le traitement est nécessaire à la poursuite d’intérêts légitimes de la Société notamment pour l’exploitation de sa base de données dans le strict respect des droits des personnes dont les données sont traitées. (art. 6,1, f du RGPD)

Certains Traitements peuvent également être réalisés sur la base du consentement exprès de la personne concernée. (art. 6,1, a RGPD).

Les Données sont traitées par les collaborateurs de la Société ayant à en connaître dans le cadre de leurs fonctions. Elles peuvent être transmises à des tiers prestataires et sous-traitants et leur personnel eu égard aux prestations spécifiques qui leur sont confiées. Dans ce cadre, ces tiers sont tenus au strict respect d’obligations de sécurité et de confidentialité en vertu du contrat qui les lie à la Société, conformément aux dispositions de l’article 28 du RGPD.

Pour le besoin du service « Complete my Team » , les Données des candidats sont transmises aux professionnels intéressés par les profils des personnes concernées.

Lorsque la réglementation en vigueur l’exige, la Société est susceptible de transmettre des Données aux organismes et autorités légalement autorisés à y accéder (notamment les autorités judiciaires et administratives).

Les Données seront également transmises en cas de cession de tout ou partie de son activité par la Société, ainsi qu’en cas de restructuration ou de réorganisation de la Société.

Les Données sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités exposées par la présente politique. Au-delà, elles sont supprimées ou anonymisées à des fins statistiques.

Les Données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale par la Société sont archivées conformément aux dispositions en vigueur.

Dans tous les cas les Données sont conservées en base active pour une durée définie puis en archivage intermédiaire, de façon sécurisée. Les durées de conservation sont résumées ci-dessous.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, les personnes concernées par les Traitements disposent de droits sur leurs données notamment d’un droit d'accès et, sous réserve des conditions prévues par les dispositions applicables d’un droit de rectification, d’effacement et de portabilité des données, du droit de définir du sort de leurs données après leur décès et du droit de s’opposer à leur utilisation ou de limiter celle-ci.

Lorsque le Traitement se fonde sur le consentement, les personnes concernées peuvent retirer celui-ci à tout moment, sans qu’il soit porté atteinte à la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Ces droits peuvent être exercés à l’adresse : contact@root-me.pro.

Les personnes concernées disposent enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) (https://www.cnil.fr/fr)

La Société prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données afin, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, divulguées et que des tiers non-autorisés y aient accès. Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi la personne concernée est invitée à rester vigilante sur la question. Les Données sont actuellement hébergées dans des data centers situés en France.

Tout transfert de Données vers un pays tiers à l’Union Européenne ou à une organisation internationale n’est réalisé que dans un cadre sécurisé conformément aux exigences légales et réglementaires applicables c’est-à-dire soit lorsqu’il se fonde sur une décision d’adéquation assurant un niveau de protection adéquat dans le pays tiers, soit lorsqu’il est contractuellement encadré par des garanties appropriées au sens de l’article 46 du Règlement 2016/679.

La Société a procédé à la désignation d’un Délégué à la protection des données (DPO) qui a pour mission de l’accompagner sur toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel. Son contact est Sébastien DARTIGALONGUE (rgpd@root-me.pro).